「この経費、税務調査で指摘されないだろうか…」
「もし経費として認められなかったら、どう反論すればいい？」
経営者や個人事業主にとって、税務調査は大きな不安を伴うものです。特に、経費の妥当性については、調査官が最も厳しくチェックするポイントの一つであり、どこまでが経費として認められるのか、その線引きに悩む方は少なくありません。
しかし、税務調査は、単に言われるがままに追徴課税に応じる場ではありません。調査官が何を、どのような意図で狙っているのかを理解し、それに対して適切な証拠と論理をもって反論・説明することができれば、不当な否認を避け、自社の正当性を主張することは十分に可能です。
この記事では、税務調査で特に狙われやすい経費項目を厳選し、なぜそれらが狙われるのかという調査官の視点、そして指摘された際にどのように反論すれば良いのかという具体的な対策について、網羅的かつ実践的に徹底解説していきます。
税務調査官は「ココ」を見ている！経費調査の基本的な視点
まず、税務調査官が経費をチェックする際に、どのような視点で見ているのかを理解しておきましょう。
- 事業関連性の有無:
その支出は、本当に事業の収益獲得のために行われたものか？個人的な支出が混入していないか？ - 金額の妥当性:
同業他社や過去の実績と比較して、特定の経費の金額が突出して高くないか？その金額に合理的な理由はあるか？ - 実態の有無:
その取引は本当に行われたのか？架空の経費ではないか？ - 意図的な不正の有無（重加算税の対象か）：
単なるミスや解釈の違いではなく、意図的に利益を隠蔽・圧縮しようとする仮装・隠蔽行為はなかったか？
調査官は、これらの視点から帳簿や領収書などの証拠書類を精査し、「怪しい」と感じたポイントについて、経営者に説明を求めてきます。
【厳選】税務調査で狙われやすい経費と、その反論・対策術
では、具体的にどのような経費が狙われやすく、それに対してどのように備え、反論すれば良いのでしょうか。
1. 金額が突出して大きい「交際費」や「消耗品費」
- 調査官の視点:
調査官は、限られた時間の中で効率的に調査を行うため、まず勘定科目内訳書や総勘定元帳を見て、金額が突出して大きい取引に注目します。例えば、毎月数万円の交際費が並んでいる中で、一つだけ数十万円の支出があれば、「この大きな支出は何だろう？」と当然疑問に思います。 - 狙われる理由:
金額が大きい取引には、個人的な支出が混入していたり、架空の取引であったり、あるいは資産計上すべきものが経費として処理されていたりする可能性が高いと推測するためです。 - 対策と反論方法:
- 事前準備: 金額の大きい取引については、税務調査で必ず質問されると想定し、その内容（契約書、請求書、領収書、議事録など）と、なぜその支出が必要だったのかという事業上の理由を、すぐに説明できるように準備しておきましょう。
- 反論のポイント: 指摘された際には、「この支出は、〇〇という新規プロジェクトの立ち上げに必要なコンサルティング費用であり、その契約書はこちらです」「この〇〇という機械の導入により、生産性が〇%向上し、売上増に繋がりました」など、支出の必要性と事業への貢献度を、客観的な資料を基に具体的に説明することが重要です。
2. 経営者の「趣味」に関連する経費
- 調査官の視点:
調査の初期段階で行われる経営者へのヒアリングで、調査官は「社長の趣味は何ですか？」といった雑談のような質問をすることがよくあります。これは、経営者の趣味に関連する支出が、事業経費として不正に計上されていないかを探るための重要な質問です。 - 狙われる理由:
ゴルフ、釣り、車、美術品収集など、経営者の趣味にかかる費用が、例えば「贈答品」「広告宣伝費」「福利厚生費」といった名目で経費に紛れ込んでいるケースが多いためです。 - 対策と反論方法:
- ヒアリングでの対応: 趣味を聞かれた際は、経費と直接結びつきにくい回答（例：読書、ジョギングなど）が無難です。
- 経費計上の正当性を主張: もし、趣味に関連する支出を経費計上している場合は、それが単なる趣味ではなく、事業にどのように貢献しているのかを明確に説明する必要があります。
- 例：「ゴルフは、重要な取引先との関係構築や情報交換のための『接待交際』の一環です。実際に、ゴルフを通じて〇〇という大型契約に繋がりました」（参加者や目的の記録が必要）
- 例：「釣りサークルを運営しており、チーム名を会社名にしています。地域の大会に出場することで、会社の知名度向上という『広告宣伝』効果があります」（ユニフォームや活動報告などの証拠が必要）
3. 「業務委託費」の実態（外注か、給与か）
- 調査官の視点:
特に、特定の個人に対して継続的に業務委託費が支払われている場合、調査官は「これは実質的に給与ではないのか？」という疑いを持ちます。 - 狙われる理由:
会社側にとって、給与ではなく業務委託費として支払うことには、①社会保険料の会社負担分が発生しない、②消費税の仕入税額控除の対象となる、といった税務・社会保険上のメリットがあります。税務署としては、これを「給与」と認定し、源泉所得税の徴収漏れや、消費税の過大な控除を指摘したいのです。 - 対策と反論方法:
- 契約と実態の整合性: 業務委託契約書を締結していることはもちろん、その実態が「雇用」ではないことを証明する必要があります。
- 反論のポイント（業務委託であることの証明）：
- 「指揮命令関係がない（業務の進め方を細かく指示していない）」
- 「時間的・場所的な拘束がない（勤務時間や場所を自由に決められる）」
- 「代替性がある（本人ができない場合、他の人が代わりに行うことができる）」
- 「報酬が、労働時間ではなく、成果物に対して支払われている」
といった点を、契約書や日々のやり取りの記録（メールなど）で客観的に示すことが重要です。
4. 従業員の「食事代」の会社負担
- 調査官の視点:
従業員の食事代を会社が全額負担している場合、それは福利厚生ではなく、従業員への「現物給与」ではないかと疑います。 - 狙われる理由:
現物給与と認定されると、その金額は従業員の給与所得に加算され、会社は源泉所得税の徴収漏れを指摘されることになります。 - 対策と反論方法（福利厚生費として認められるための要件）：
- 昼食代の補助: 福利厚生費として認められるためには、①従業員が食事代の半分以上を負担している、かつ、②会社の負担額が月額3,500円（税抜）以下である、という2つの条件を満たす必要があります。
- 残業食事代: 残業中の従業員に会社が提供する食事については、全額を福利厚生費として経費計上することが認められています。重要なのは、会社が食事を「現物支給」する（弁当を用意する、出前を頼むなど）形を取ることです。現金を渡して「これで食べてきて」という形は、給与と見なされるリスクがあります。
5. 役員に対する高額な「人間ドック費用」
- 調査官の視点:
会社が役員のために負担した人間ドック費用が、社会通念上、著しく高額である場合、それは福利厚生の範囲を超えた、役員個人への経済的利益の供与（＝役員賞与）であると見なします。 - 狙われる理由:
役員賞与と認定されると、事前に届出をしていない限り、会社の損金にはならず、かつ、役員個人には所得税が課され、会社には源泉徴収義務が生じます。 - 対策と反論方法:
- 金額の妥当性: 明確な基準はありませんが、一般的な健康診断や人間ドックの費用（数万円～10万円程度）であれば、福利厚生費として認められる可能性が高いです。しかし、数十万円もするような超高級な人間ドック費用を全額経費とすることは、否認されるリスクが非常に高いと言えます。
- 全役員・従業員への機会均等: 特定の役員だけでなく、全役員や一定の年齢以上の全従業員を対象とするなど、制度として公平に運用されていることを示すことも重要です。
6. 社員旅行に同伴した「家族の費用」
- 調査官の視点:
社員旅行に同伴した従業員の家族の費用まで会社が負担している場合、その家族分の費用は、事業とは無関係な支出であり、従業員への給与（経済的利益の供与）であると判断します。 - 対策:
- 社員旅行を福利厚生費として処理する場合、その対象はあくまで従業員本人です。家族分の費用は、従業員本人に負担してもらうのが原則です。
- もし会社が家族分も負担するのであれば、その分は従業員の給与所得として源泉徴収を行うなどの適切な処理が必要です。
7. 決算間際の「大量の備品購入」や「仕入れ」
- 調査官の視点:
決算月、特に期末間際に、不自然に大量の備品購入や仕入れが行われている場合、「利益を圧縮するための、実態のない架空計上ではないか」「購入しただけで、実際には未使用のまま在庫になっているのではないか」と疑います。 - 狙われる理由:
消耗品費は使用した時点で、仕入れは販売した時点で初めて費用（原価）となります。期末に大量に購入しただけで、未使用のまま在庫として残っているものは、その期の費用にはなりません（貯蔵品や棚卸資産として資産計上すべき）。 - 対策と反論方法:
- 使用・販売の実態を証明: 決算間際に購入したものであっても、その期のうちに実際に業務で使用したこと、あるいは販売したことを、使用記録や販売記録、納品書などで証明できるようにしておく必要があります。
- 在庫の適切な計上: 期末時点で未使用・未販売のものは、正直に在庫として計上しましょう。在庫隠しは、悪質な利益操作と見なされます。
税務調査で否認されないための、より根本的な対策
個別の経費項目への対策も重要ですが、税務調査を有利に進め、申告の信頼性そのものを高めるためには、より根本的な対策が不可欠です。
1. 証拠書類の完璧な保存と整理
- 全ての取引について、領収書、請求書、契約書などの客観的な証拠書類を、日付順や取引先別などに整理し、いつでも提示できる状態で保管しておくことが基本中の基本です。
2. 帳簿への正確で詳細な記録
- 会計ソフトの摘要欄などを活用し、取引の内容を具体的に記録しておきましょう。特に、交際費や会議費については、「いつ、誰と、どこで、何のために」を必ず記録する習慣をつけます。
3. 「事業計画書」の作成と活用
- 自社の事業内容、経営方針、将来の目標などをまとめた事業計画書を作成し、銀行などに提出しておくと、税務調査の際に、様々な経費の必要性を「この計画を達成するために必要な投資であった」と、一貫性を持って説明しやすくなります。
4. 信頼できる税理士を味方につける
- これが最も重要な対策と言えるかもしれません。
- 税務調査は「交渉」の場です。税法の解釈や事実認定には、白黒はっきりしないグレーゾーンが多く存在します。このような場面で、納税者の代理人として、調査官と対等に交渉し、法的な根拠に基づいて主張を展開できる「税務調査に強い税理士」の存在は、計り知れないほど大きな力となります。
- 税理士を選ぶ際には、単に料金の安さだけでなく、税務調査への対応実績や、交渉に対する姿勢、そして経営者との相性を重視して選びましょう。
まとめ：経費の否認は「説明不足」と「証拠不足」から。準備と交渉で、正当な権利を守り抜こう！
税務調査で経費が否認されるケースの多くは、その支出が本当に事業に必要なものであったとしても、その「説明が不足」していたり、それを裏付ける「客観的な証拠が不足」していたりすることに起因します。
税務調査で狙われやすい経費を、正当な経費として守り抜くための鉄則
- 「なぜこの経費が必要だったのか？」という事業上の目的を常に明確にする。
- 金額の大きい取引や、趣味と関連しそうな支出については、特に念入りに説明準備をしておく。
- 交際費や会議費は、「いつ、誰と、どこで、何のために」の記録を徹底する。
- 「チャージ＝経費」ではないなど、誤りやすい会計処理を正しく理解する。
- 日頃から、全ての取引について、証拠書類の整理・保管と、帳簿への詳細な記録を徹底する。
- そして何よりも、税務調査という「交渉」の場において、共に戦ってくれる信頼できる税理士をパートナーとすること。
税務調査は、決して怖いだけのイベントではありません。それは、自社の経理体制やコンプライアンス意識を見直す良い機会でもあります。日頃から適切な準備と管理を心がけ、いざという時には専門家の力を借りて毅然と対応することで、あなたの会社はより強く、健全な成長を遂げていくことができるはずです。この記事が、そのための羅針盤となれば幸いです。