電子帳簿保存法とインボイス制度の影響

電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存することを推奨する法律で、2024年1月から施行されます。紙での保存も可能ですが、将来的には電子化が求められる方向です。この法律では、会計帳簿や決算書、申告書、取引先からの領収書や請求書などを電子または紙で保存することが求められます。電子保存の場合、通常は検索機能が必要ですが、売上が2年前に5000万円以下だった小規模企業は免除されます。また、すぐに印刷できる場合も検索機能が不要となるため、特に中小企業にとっては少し負担が軽減される仕組みになっています。

インボイス制度もまた、中小企業に影響を与える重要な制度です。この制度は、取引における消費税を適切に管理することを目的としており、領収書や請求書にインボイス番号を記載することが必要となります。このインボイス制度と電子帳簿保存法は密接に関連しており、電子データとして保存する際には、インボイス番号の確認と適切な保存が求められます。これに対応するため、企業はシステムの整備が必要になってくるでしょう。

こうした制度の変更により、中小企業の経理業務はさらに複雑になります。特に税務調査の際、経理担当者が中心となり、社長が直接関与できない場面が増えるため、会社全体のリスクが高まることが予想されます。

電子データの保存にはメリットとデメリットがあります。メリットとしては、ペーパーレス化により保管スペースを節約できること、データの検索性が向上し迅速な情報提供が可能になること、そして電子契約書を利用すれば収入印紙の節約もできる点が挙げられます。一方、デメリットもあります。電子データの管理は煩雑で、適切なシステムの導入が必要です。また、データの消失や改ざんのリスクがあるため、しっかりとした対策が求められます。特に高齢者やITに不慣れな社員にとっては、この電子化のハードルは高く感じられるかもしれません。

企業における具体的な電子データの管理方法としては、クラウドにデータを保存し定期的にバックアップを取ることが推奨されます。また、社内でルールを設け、データの確認と整理を定期的に行うことで、スムーズな運用を図る必要があります。

税務調査においては、電子データの提示が求められるため、経理担当者がその対応の中心になります。しかし、社長の関与が薄くなり、調査官のペースに巻き込まれるリスクも高まります。不正のリスクも頭に入れておく必要があります。データの改ざんが発覚すれば重い罰則が科される可能性があり、保存義務を怠れば青色申告が取り消されるリスクもあります。

そのため、企業側としては定期的なデータのバックアップと確認、社員教育の徹底が欠かせません。また、税理士と密に連携し、適切なアドバイスを受けることが重要です。今後も法改正が行われる可能性があるため、柔軟な対応が求められます。企業は早めにシステムを整備し、社内ルールと教育を通じて法令を遵守しつつ業務の効率化を図りましょう。税務調査への備えを怠らないことも肝心です。

それでは詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法の概要

基本的な内容: 電子帳簿保存法は、帳簿や書類を電子データで保存することを求める法律です。紙での保存も許可されていますが、将来的には電子化が推奨されます。
施行日: 2024年1月から施行され、税務調査の際の対応が変わります。
保存義務: 会計帳簿、決算書、申告書などは電子または紙で保存可能で、取引先からの領収書や請求書も同様に保存が求められます。
検索機能: 2年前の売上が5000万円以下の会社は検索機能が不要で、すぐに印刷できる状況であれば検索機能の要件も免除されます。これにより、小規模企業の負担が軽減されます。

インボイス制度の影響

インボイス制度の概要: 取引における消費税の適正な管理を目的とするもので、領収書や請求書にインボイス番号が必要となります。中小企業にとっては新たな負担となります。
電子帳簿保存法との関係: インボイス制度と電子帳簿保存法は密接に関連しており、インボイス番号の確認と適切な保存が求められます。電子データでの保存が求められるため、企業はシステムの整備が必要です。

中小企業への影響

経理業務が複雑化し、業務負担が増加します。税務調査の際には経理担当者が中心となり、社長が関与できない状況が生まれリスクが高まります。

電子保存のメリットとデメリット

メリット: ペーパーレス化による保管スペースの節約、データ検索性の向上、電子契約書の利用による収入印紙の節約が挙げられます。
デメリット: 電子データの管理が煩雑になり、適切なシステムが必要です。また、データの消失や改ざんのリスクが存在し、高齢者やITに不慣れな人々にとってはハードルが高くなります。