「2024年から始まった電子帳簿保存法って、うちの会社は何をすればいいの？」
「インボイス制度と電子帳簿保存法って、何が関係あるの？」
「ペーパーレス化って面倒くさそう…今まで通り、紙で保存しておけば問題ないんじゃない？」
2024年1月、日本のすべての事業者にとって、経理業務のあり方を根底から揺るがす、大きな法改正が本格的に施行されました。それが、 「改正・電子帳簿保存法」 です。
これに、すでに始まっている 「インボイス制度」 が加わることで、中小企業の経理業務は、かつてないほど複雑化し、そして、税務調査のあり方も、劇的に変化しようとしています。
「うちは小規模だから関係ない」「よくわからないから、後回しにしよう」
もし、あなたがこのように考えているとしたら、それは非常に危険なサインです。これらの新制度への対応を怠ることは、将来、思わぬ追徴課税や、青色申告の取り消しといった、会社の存続を揺るがしかねない重大なリスクを招く可能性があるのです。
この記事では、数多くの企業の税務に携わってきた専門家の視点から、「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」が、中小企業の経理と税務調査にどのような影響を与えるのか、そして、これらの変化に対応し、会社の守りを固めるための具体的な対策について、徹底的に解説します。
この記事を最後までお読みいただくことで、あなたは以下の知識と具体的なアクションプランを手に入れることができます。
- 電子帳簿保存法の3つの区分（電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引）と、自社が何をすべきかが明確になります。
- インボイス制度と電子帳簿保存法が、なぜ密接に関連しているのか、その理由を深く理解できます。
- 電子化のメリット（省スペース、検索性向上など）と、デメリット（システム導入、データ管理リスクなど）を正しく比較検討できます。
- 新制度下での「税務調査」がどのように変化し、なぜ社長の関与が薄れると危険なのか、そのリアルな実態を知ることができます。
- データの改ざんや保存義務違反がもたらす、重加算税や青色申告取消といった、恐ろしい罰則を理解できます。
- 会社の規模や状況に応じた、具体的なデータ管理方法と、税理士との連携の重要性を学べます。
これらの法改正は、単なる「面倒なルール変更」ではありません。それは、国が本気で、すべての企業の取引をガラス張りにしようとする、大きな時代のうねりなのです。この記事を参考に、変化の波に乗り遅れることなく、むしろ業務効率化のチャンスと捉え、会社の経営基盤を強化していきましょう。
すべての事業者が対象！「電子帳簿保存法」の基本を知ろう
まず、すべての事業者が対応必須となった「電子帳簿保存法」とは、どのような法律なのか、その基本からおさらいしましょう。
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿（仕訳帳、総勘定元帳など）や書類（決算書、請求書、領収書など）を、紙ではなく電子データで保存することを認める法律です。
この法律は、大きく3つの区分に分かれています。
区分①：電子帳簿等保存
自社がパソコンの会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書を、そのまま電子データの形で保存することです。これは任意であり、従来通り紙に印刷して保存することも認められています。
区分②：スキャナ保存
取引先から受け取った紙の請求書や領収書を、スキャナやスマートフォンで読み取って、画像データとして保存することです。これも任意であり、紙のまま保存することも可能です。
区分③：電子取引データ保存
これが、今回の改正ですべての事業者に義務化された、最も重要なポイントです。
メールやクラウドサービス、EDI取引などで受け取った請求書や領収書の 電子データ（PDFなど） は、紙に印刷して保存することが禁止され、必ず電子データのまま保存しなければならない、というルールです。
例えば、Amazonで購入した商品の領収書をWebサイトからダウンロードした場合や、取引先から請求書がメールに添付されて送られてきた場合、それらのデータを印刷してファイリングするだけでは、法律違反となってしまうのです。
検索機能の緩和措置（中小企業向け）
電子データを保存する際には、原則として、「日付・金額・取引先」で検索できる機能を確保する必要があります。しかし、これには中小企業向けの緩和措置があります。
- 基準期間（2年前）の売上高が5,000万円以下の事業者は、この検索要件が免除されます。
- 税務調査の際に、求められたデータをすぐに印刷して提示できる状態にしていれば、検索要件は免除されます。
多くの中小企業は、この緩和措置によって、当面は大きなシステム投資をせずとも対応が可能となっています。
「インボイス制度」との密接な関係
電子帳簿保存法と切っても切れない関係にあるのが、すでに始まっている「インボイス制度」です。
インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために、取引先から受け取った請求書や領収書が、適格請求書（インボイス）の要件を満たしているか、そして登録番号が正しいかを確認する必要があります。
- 取引先から紙のインボイスを受け取った場合
→ 紙のまま保存、またはスキャナ保存。 - 取引先から 電子データ（電子インボイス） を受け取った場合
→ 電子帳簿保存法のルールに従って、電子データのまま保存が必須。
このように、両制度は密接に連携しており、特に電子インボイスのやり取りが増えれば増えるほど、電子帳簿保存法への適切な対応が不可欠となるのです。
電子データ保存のメリットと、乗り越えるべきデメリット
ペーパーレス化、電子化と聞くと、面倒なイメージを持つ方も多いかもしれません。しかし、電子データ保存には、多くのメリットも存在します。
【電子データ保存のメリット】
- 省スペース化：膨大な紙の書類を保管するための、キャビネットや倉庫が不要になります。オフィスのスペースを有効活用できます。
- 検索性の向上：必要な書類を、日付や取引先名で瞬時に検索できます。「あの請求書、どこにしまったっけ…」と、ファイルを探し回る時間がなくなります。
- コスト削減：紙代、インク代、ファイリング用品といった消耗品コストや、郵送コストを削減できます。
- テレワークの推進：データがクラウド上にあれば、いつでもどこでも経理業務が可能になり、働き方の多様化に対応できます。
- 収入印紙の節約：電子契約書を利用すれば、紙の契約書で必要だった収入印紙が不要になります。
【電子データ保存のデメリット】
- システム導入と運用の手間：会計ソフトやクラウドストレージなど、適切なシステムを導入し、社内で運用ルールを徹底する必要があります。
- データ消失・改ざんのリスク：サイバー攻撃やヒューマンエラーによる、データの消失や改ざんのリスクが常に伴います。バックアップなどの対策が不可欠です。
- ITリテラシーの壁：高齢の経営者や、ITに不慣れな社員にとっては、新しいシステムの導入や操作が、大きな心理的・物理的ハードルとなる可能性があります。
新制度で「税務調査」はこう変わる！中小企業が直面する新たなリスク
電子帳簿保存法とインボイス制度の導入は、単なる経理業務の変更にとどまりません。それは、税務調査のあり方を根本から変え、中小企業に新たなリスクをもたらすことを意味します。
リスク①：社長の目が届かなくなり、調査官のペースに巻き込まれる
これまでの税務調査では、調査官は「この書類を見せてください」と、紙の帳簿や領収書の束を要求してきました。社長や経理担当者は、その書類を探し出し、提示するというプロセスの中で、調査の進行状況をある程度把握し、社長自身が調査官と直接対峙する場面も多くありました。
しかし、これからはどうなるでしょうか。
調査官は、あなたの会社のパソコンの前に座り、 「〇月〇日の、A社との取引データを表示してください」 と、経理担当者に直接指示を出すようになります。
こうなると、
- 社長の関与が薄れる：ITに不慣れな社長は、調査の現場から遠ざかり、すべての対応を経理担当者に任せきりにしてしまいがちです。
- 調査官のペースで進む：調査官は、自らの手で自由にデータを検索し、疑わしい点を次々と指摘していきます。経理担当者一人では、そのスピードと圧力に対応しきれず、調査官のペースに完全に巻き込まれてしまうリスクがあります。
社長の知らないところで、不利な事実が次々と明らかになり、気づいた時には多額の追徴課税が決定していた…という事態も起こりかねないのです。
リスク②：「データ改ざん」の誘惑と、その恐ろしい罰則
電子データは、紙の書類に比べて、改ざんが容易であるという側面も持っています。このリスクに対し、税務署は極めて厳しい罰則を用意しています。
もし、電子データの隠蔽や仮装（改ざん）といった不正行為が発覚した場合、通常の追徴税額に加えて、さらに10%の重加算税が課せられます。つまり、不正に対するペナルティが、従来よりも格段に重くなるのです。
リスク③：「青色申告の承認取消」という最悪のシナリオ
法律で定められた電子データの保存義務を怠った場合、例えば「メールで受け取った請求書を印刷して、元データを削除してしまった」といったケースでは、青色申告の承認が取り消される可能性があります。
青色申告が取り消されれば、最大65万円の特別控除や、赤字の繰越控除といった、税務上の大きなメリットをすべて失うことになります。これは、会社にとって致命的なダメージとなり得ます。
会社を守るための具体的な対策と準備
では、これらの新たなリスクから会社を守り、新制度に適切に対応するためには、具体的に何をすればよいのでしょうか。
1. データ管理の社内ルールを策定・徹底する
まず、最も重要なのが、電子データの保存と管理に関する、明確な社内ルールを定めることです。
- 保存場所の統一：請求書や領収書のデータは、すべて指定のクラウドストレージの、特定のフォルダに保存する、といったルールを決めます。
- ファイル名の統一： 「YYYYMMDD_取引先名_金額.pdf」 のように、後から誰が見ても内容が分かるように、ファイル名の付け方を統一します。
- 定期的なバックアップ：データの消失リスクに備え、クラウドストレ見だけでなく、外付けHDDなど、複数の場所に定期的にバックアップを取る体制を構築します。
そして、このルールを、社長を含めた全社員が理解し、遵守するよう、社内教育を徹底することが不可欠です。
2. 税理士との連携を強化する
自社だけでの対応に不安がある場合は、迷わず税理士という専門家の力を借りましょう。
- 自社の業種や規模に合った、最適な会計ソフトやデータ管理システムの選定について、アドバイスをもらう。
- 策定した社内ルールが、法的な要件を満たしているか、チェックしてもらう。
- 定期的に税務的な観点からデータ管理の状況をチェックしてもらい、問題点を指摘してもらう。
顧問税理士と密に連携し、二人三脚で新制度に対応していくことが、リスクを回避するための最も確実な方法です。
3. システムへの投資を惜しまない
中小企業向けの緩和措置があるとはいえ、長期的には、すべての企業で、より高度なデータ管理が求められるようになります。
会計ソフトや経費精算システム、クラウドストレージなどへの投資は、単なるコストではありません。それは、 将来の税務リスクを回避し、経理業務を大幅に効率化し、会社の生産性を向上させるための、極めて重要な「戦略的投資」 なのです。
<h3>まとめ：法改正は、業務効率化と経営基盤強化の「チャンス」である</h3>
今回は、2024年から本格始動した「電子帳簿保存法」と、それに関連する「インボイス制度」が、中小企業にどのような影響を与え、私たちはどう備えるべきかについて、詳しく解説しました。
- 電子帳簿保存法により、メールなどで受け取った電子データのままの保存が、すべての事業者に義務化されました。
- この法改正は、税務調査のあり方を大きく変え、社長の目が届かないところで、調査官主導で調査が進むリスクを高めます。
- データの改ざんや保存義務違反には、重加算税の加重措置や、青色申告の承認取消といった、極めて重い罰則が待っています。
- 対策の鍵は、「明確な社内ルールの策定と徹底」「税理士との密な連携」「業務効率化に繋がるシステムへの戦略的投資」の3つです。
これらの新しい制度への対応は、一見すると、面倒でコストのかかる、厄介なものに思えるかもしれません。
しかし、見方を変えれば、これは、 これまで後回しにしてきた社内のペーパーレス化や、非効率な経理業務のあり方を、根本から見直す絶好の「チャンス」 でもあります。
この変化の波を、ただの「リスク」と捉えるか、それとも「成長の機会」と捉えるか。その姿勢の違いが、これからの時代を生き抜く企業の、明暗を分けることになるでしょう。
ぜひ、この記事を参考に、早期に適切な対策を講じ、法令を遵守しながら、より強く、より効率的な経営体制を築き上げてください。
最後までお読みいただくありがとうございました。この記事があなたの経営の一助になれば幸いです。